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お客様から問い合わせ対応!どのような流れか確認しましょう

入社後

お客様から問い合わせ対応!どのような流れか確認しましょう

問い合わせ対応をする窓口は企業の顔

お客様からの問い合わせを受けるコールセンターは、お客様からすると企業と直接やり取りができる窓口です。企業の顔としてオペレーター一人一人が重要な役割を果たします。

ここでは、お客様からどのような電話が入るのか、また、電話を受けてからの具体的な対応の流れを見てみましょう。また、オペレーターが対応時に気をつけたいことなどもご紹介します。

受信業務(問い合わせ対応)について詳しく知ろう

規模の大きなコールセンターでは、お客様の解決したい内容によって対応する担当が決まっています。

  • 商品やサービスを具体的に知りたい、質問したい
  • 商品やサービスを注文したい
  • 商品やサービスの変更やキャンセルをしたい
  • 登録してある個人情報を変更したい
  • 商品やサービスを購入後の問い合わせ

こういった、お客様からのさまざまな種類のご相談を承るのが、コールセンターの受信業務です。
商品やサービスの利用者が多くなるほど、問い合わせ全種類を一人のオペレーターが対応することはほとんどないでしょう。

コールセンターのオペレーター業務未経験の方でも経験者の方でも、研修や適性でどの担当の配置になるか決定されます。とはいえ、自分が受信業務に向いているかは気になるものです。「私はどっち向き?コールセンターの受信・発信業務の違いとは」の記事では、自分がコールセンターの受信業務と発信業務のどちらに適性があるのかチェックできます。ぜひご覧ください。

問い合わせ対応は、商品やサービスに関する幅広い知識が求められます。何の知識も持たずに、お客様対応の最前線に立つことは誰のためにもなりません。
そのために、どのコールセンターでもしっかりとした研修があります。

その業界(企業)独自の用語やサービスに関する基礎知識をはじめ、オペレーターとしての対応の姿勢を学ぶ研修があります。実務ではオペレーター専用マニュアルが用意されている場合が多く、それに沿った対応知識の習得もします。実際に電話対応する時に、ほとんどがマニュアルを見れば対処方法がわかるように作成されていますが、知識を定着させるために経験を積むことが大事です。

具体的な問い合わせ対応の流れ

それでは、コールセンターへの代表的な問い合わせに対する回答例を流れに沿って見てみましょう。
問い合わせ先をお客様の方で選ぶ仕組みになっている場合が多く、入電の段階で担当部署が選別されていることがほとんどです。

【商品・サービスの使い方がわからない場合の問い合わせ】
「○○のお買い上げありがとうございます。○○の使用方法の中で△△ができないということでよろしいでしょうか。」

→お客様から聞いたわからない点を具体的にしっかり反復・復唱することで、お客様はもう一度問い合わせた内容の確認ができます。

「承知いたしました。△△について説明させていただきますので、一緒にご確認いただけますでしょうか。まずは……をお願いできますでしょうか。」

→商品やサービスを実際にお客様と一緒に確認していくと、スムーズに進みます。順を追って確認していく中で、問題が解決することが多いでしょう。

「良かったです!一緒にご確認いただきましてありがとうございます。お客様、その他○○について何かご不安な点はございませんか。」

→問い合わせいただいた問題について解決できましたが、もう一歩、不安な点などないか確認をするとお客様はさらに安心されるでしょう。反復・復唱、お客様自身での確認、オペレーターからの一歩踏み込んだ確認、どのような問い合わせに関しても必要な流れとなります。

もし問い合わせ時にクレーム対応が必要になったら・・・「クレーム対応の極意!コールセンターで心がける4つのコツ」の記事を読んでおけば急な対応にも困りません。ぜひ参考にしてみましょう。

対応の繁忙期はある?

お客様からのお電話をいただくことですから、必ずここが忙しい、というタイミングは予測できません。
新商品が出たタイミングやセールの時、朝一番や18時ぐらい、など企業や商品によって違いがあります。

例えば、引っ越しが多い時期にはお客様からの住所等の変更連絡が多くかかってくることがあります。新年度には、商品やサービスの資料請求の連絡が入ることも増えます。

1日中電話口を離れられない時もあれば、時間帯によっては問い合わせが止まるなど、コールセンターのお仕事はとても興味深い面があります。求人情報などに繁忙期が記載されている場合もありますので、確認してみましょう。

問い合わせ対応で気をつけたいこと

ここまでにご紹介したように、コールセンターへの問い合わせ内容は多岐にわたります。慣れるためにまずは「マニュアル厳守」を第一に、対応力を学ぶ必要があります。

実際に経験を積んで「マニュアル+α」の対応ができるオペレーターがたくさんいます。「+α」を生み出す源は、「お客様の話しをしっかり聴く」ことからスタートします。

コールセンターのお仕事が初めての方でも、ベテランの方でも、「聴く力」は誰でも発揮することができます。お客様の声に耳を傾けて、スムーズに対応できるだけでなく、お客様が求めていた以上のサービスを提供できるかは「聴く力」にかかっています。

TMJでは、豊富な研修とOJTで未経験の方でも安心して業務に慣れていただける仕組みを整えております。未経験からスタートしてスキルアップした先輩方がたくさんいます。
さまざまな仕事がありますので、ご自身の得意分野や興味に合った仕事を見つけましたら、ぜひご応募ください!

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