事務職のスキルアップの方法6選!役立つ資格やキャリアパスも紹介

IT技術の発展によりビジネス環境は大きく変化し、「事務職」においても時代の変化への対応が求められてきています。事務職の仕事に就こうと検討している方の中には、⻑く仕事を続けるためにスキルアップの重要性を感じている方もいるのではないでしょうか。

また、スキルアップはアルバイトやパート、派遣でも可能なのか不安に感じる人も多いかもしれません。この記事では、事務職でスキルアップする方法や未経験者がスキル習得する方法、キャリアパスについて解説します。特に募集が多く、事務職でもスキルアップにつながりやすい電話応対力やデータ入力のスキルについても説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。

＜　目次　＞
・1.事務職でスキルアップを図るメリット
・2.優秀な事務スタッフに共通するスキル・能力
2-1.先を読む力
2-2.俯瞰力
2-3.タスク・スケジュール管理力
2-4.試行錯誤力
2-5.チームワーク力
・3.事務職でスキルアップするための6つの方法
3-1.優秀な先輩社員から学ぶ
3-2.本を読む
3-3.セミナーに参加する
3-4.通信講座を活用する
3-5.メンターを探せるマッチングサイトを活用する
・4.事務職でスキルアップするための具体的なステップ
4-1.目的を明確化する
4-2.必要なスキルを洗い出す
4-3.スキルアップの手段を選定する
4-4.日々の業務のなかで積極的にアウトプットする
・5. 職種別:事務職のスキルアップに役立つおすすめの資格
5-1. 一般事務におすすめの資格
5-2. 経理事務におすすめの資格
5-3 営業事務におすすめの資格
・6. 未経験者が事務職のスキルを効率よく習得するには?
6-1. 資格を積極的に取得する
6-2. 経理事務におすすめの資格
・7.事務職のキャリアパス
7-1. 専門的な事務職につく
7-2. 異職種へ転職する
7-3 異職種へ転職する
・まとめ 将来を見据えて事務職でもスキルアップを図ろう

1.事務職でスキルアップを図るメリット

事務職でスキルアップを目指すとなれば、どのようなメリットがあるのでしょうか。スキルアップを図れば、以下のようなメリットがあります。

● 作業効率や仕事の質が向上する
● 職場で信頼され、企業に対して貢献できる
● キャリアアップやキャリアチェンジなど自身の将来にもつながる

スキルアップは、今働いている環境をさらに良いものにできるほか、将来のキャリアにもつながります。つまり、事務職をずっと続けていきたい場合や、キャリアチェンジを視野に入れる場合にも役立つのです。

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2.優秀な事務スタッフに共通するスキル・能力

優秀な事務スタッフには特徴があります。事務職のスキルアップについて解説する前に、まずは参考として「仕事ができる優秀な事務スタッフ」に共通するスキル・能力について、電話対応業務などを例に解説します。

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2-1 先を読む力

事務職は基本的に、管理者の指示を受けて働く仕事です。ただし、指示を待つだけの受け身な姿勢では、トラブルやイレギュラーな対応が求められたときに柔軟に対応できません。

優秀な事務スタッフは、常に先を読んで気を配り、必要なアクションを起こせます。例えば、毎月決まったタイミングで行う請求書作成なら先に準備しておく、自分の担う仕事に関わるスタッフに自ら声をかける、などです。

お客様対応が必要な電話応対のアウトバウンド(発信業務)の場合なら、お客様が何を求めているのか先回りして把握し、ニーズにマッチした提案ができる可能性もあります。アウトバウンドで成果を出すためのコツについては、以下の記事で解説しているのであわせてチェックしてみてください。

コールセンターの新人でも上達したい!アウトバウンドのコツ

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2-2 俯瞰力

優秀な事務スタッフは、俯瞰力に優れています。たとえ担当する業務が一部分でも、全体が見えていると「作業の目的(最終的なゴール)」「周りへの影響」「作業にかかる時間」を把握でき、業務における無駄が少なくなります。

特に、事務職のなかでもコールセンターにおけるSV(スーパーバイザー)などは、管理者として全体を俯瞰しながら適切な指示をオペレーターに行うポジションです。そのため、全体を俯瞰し優先順位づけをしながら業務を行う力が求められます。

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2-3 タスク・スケジュール管理力

一般事務の仕事は、スケジュール管理能力が求められます。事務スタッフとしてスムーズに作業を進めるためには、やるべき仕事内容をタスク化し、適切なスケジュール設定をしなければなりません。

特に、電話対応やデータ入力、資料作成など複数の作業を兼任して行う場合はタスク・スケジュール管理が必須です。仕事によっては、電話対応やデータ入力などの担当業務をこなしながら、必要な書類の作成を期日までに処理しなければならない、といったケースもあります。

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2-4 試行錯誤力

事務職はルーティンワークや指示されて行う業務が多いですが、優秀な事務スタッフは常に「現状のやり方」に満足せず、改善点を探しています。「もっと効率よく作業を進める方法はないか?」など試行錯誤を繰り返す中で、最善の方法が見つかるからです。

例えば、データ入力をもっとスピーディにこなすためにはどうすればいいか?顧客にもっと良い提案ができないか?など、日常で改善点を探しながら行う試行錯誤が大切です。

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2-5 チームワーク力

事務職は、他の職種から指示を受け、連携を取って動く職種です。そのため、優秀な事務スタッフは、他の社員との関係性を良好に保つために日々のコミュニケーションを大切にしています。例えばデータ入力の仕事の場合、日々しっかりとコミュニケーションを取れている相手になら、業務上の分からない箇所が聞きやすく改善点も伝えやすいでしょう。

また、コールセンターのSVのようなスタッフの管理を担う仕事の場合、部下とのコミュニケーションをしっかり取りながら信頼関係を構築する必要があります。そうすることでチーム内での連携もスムーズになるでしょう。

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3.事務職でスキルアップするための6つの方法

事務職でスキルアップするには、本を読む、Wワークをするなどさまざまな方法があります。ここでは6つの方法について詳しく解説します。

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3-1.優秀な先輩社員から学ぶ

スキルアップには、身近なお手本を見つけるのがおすすめです。社内で評価が高い先輩社員を見つけて、積極的に近づき仕事のノウハウやコツを教えてもらうのがよいでしょう。例えば電話応対業務なら、電話応対のコツなどを聞いてみると自分の業務にも活かせます。

もし直接的に学ぶのが難しい場合は、どんな仕事の進め方をしているのか?周りとどういったコミュニケーションをとっているのか?など観察して、自分なりに業務に活かしてみるとよいでしょう。

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3-2.本を読む

自分でビジネス書を購入し、スキルアップするのも一つの方法です。例えば、仕事を進めるうえでコミュニケーションに課題を感じているなら、コミュニケーションのコツを学べる書籍をピックアップして読んでみるとよいでしょう。コールセンターなら電話対応の基礎や正しい敬語、アウトバウンドの仕事ならセールスの本を読んでみるのも役に立つでしょう。

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3-3.セミナーに参加する

スキルアップするには、セミナーに参加するという方法もあります。インターネットで検索すると、個人で参加できるビジネス系のセミナーやスキルアップに繋がる講演会もたくさん開催されています。

例えば、コミュニケーションをテーマにした講演会やビジネス文書の作成セミナーなどもあります。自分が学びたいテーマで開催しているセミナーを探して参加すると、スキルアップにつながるでしょう。

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3-4.通信講座を活用する

自分のペースで学べる通信講座を活用してスキルアップするのも一つの方法です。事務職の仕事を続けながらも、空いた時間に自宅で勉強ができるのが通信講座のメリットです。資格を取得したい方には特に向いているでしょう。

通信講座の内容は、業種や職種によってさまざまです。どの事務職にも共通する内容なら「事務スペシャリスト」の講座、医療事務なら医療事務に特化した通信講座、経理事務なら簿記など、仕事内容に併せてスキルアップの方向性を考え選ぶのがおすすめです。

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3-5.メンターを探せるマッチングサイトを活用する

現在ではさまざまな業界・分野のプロから学べるマッチングサービスが登場していますので、そうしたサービスをうまく使うとスキルアップに役立ちます。

マッチングサイトでは、サイトを通じて自分が学びたい分野におけるプロを探し、チャットやビデオ通話で直接学ぶ方法が主流です。例えば、業務で使っているソフトの使い方を学ぶなど直接仕事に使うスキルを学べます。そのほか、広くキャリアプランについて相談に乗ってもらうのも可能です。

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4.事務職でスキルアップするための具体的なステップ

事務スタッフがスキルアップを図る際はやみくもに行動するのではなく、現状把握や目標設定が大切です。具体的なステップについて、詳しく解説します。

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4-1.目的を明確化する

まずは、なぜスキルアップしたいのか目的を明確化しましょう。それによって取るべき方法が異なってくるためです。

例えば、「キャリアアップしたい」「正社員を目指したい」「作業効率を向上して仕事を楽にしたい」など、望む内容をまずは書き出してみましょう。自身の現状を把握しながら、スキルアップの目的が明確化できます。

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4-2.必要なスキルを洗い出す

目的や目標が決まったら、それを実現するためにはどんなスキルが必要なのかを洗い出してみましょう。

例えば、コールセンターでのキャリアアップでSVなどマネージャーポジションにつきたいなら、マネジメントスキルやコミュニケーションスキルを磨く必要があります。営業事務で資料作成の業務効率をアップしたいなら、OAスキルを磨くなどが選択肢になるでしょう。

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4-3.スキルアップの手段を選定する

先ほど紹介したように、スキルアップ手段はさまざまです。目的やその難易度、かけられる予算を整理したうえで、自分にあった方法を採用するとよいでしょう。

キャリアアップのため難しい資格取得を目指すなら通信講座に申し込んで勉強する、コミュニケーションスキルを磨くなら本を購入して独学する、などがあります。

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4-4.日々の業務のなかで積極的にアウトプットする

インプットしたスキルは積極的にアウトプットしないとなかなか身につきません。アウトプットすることで、知識を自分自身に落とし込めるというメリットもあります。

例えば、書籍でデータ整理のテクニックを得たのなら、日常の業務で活用し自分の力として定着させるのが大切です。得たスキルを活かせそうな役割があれば、自分から職場の上⻑へ立候補してみるのもよいでしょう。

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5.職種別:事務職のスキルアップに役立つおすすめの資格

スキルアップを考える上で、資格の取得を考える方も多いのではないでしょうか。ここでは、おすすめの資格について事務職の種類ごとに解説します。

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5-1.一般事務におすすめの資格

一般事務におすすめの代表的な資格は以下のとおりです。

● MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
● ITパスポート
● ビジネス文書検定 など

一般事務に欠かせないのはパソコンスキルです。WordやExcel、PowerPointなどオフィスソフトの習熟レベルを示せるMOSや、ITに関する正しい知識を持って実務に活用できることを示すITパスポートなどが代表的な資格です。

また、文書作成が多い仕事なら、ビジネス文書検定などもよいでしょう。

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5-2.経理事務におすすめの資格

経理事務でスキルアップに役立つおすすめの資格は、以下のとおりです。

● 日商簿記検定
● 経理・財務スキル検定
● 給与計算実務能力検定 など

最も認知度が高い資格といえば日商簿記検定です。また、日商簿記検定のように階級ごとに受験する資格ではなく、検定試験の結果がレベルA〜レベルEまでの5段階で判定される経理・財務スキル認定などもあります。

そのほか、給与計算や給与支払い業務に関連する給与計算実務能力検定などもあります。

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5-3.営業事務におすすめの資格

営業事務におすすめの資格は以下のとおりです。

● MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
● PowerPointプレゼンテーション技能認定
● 秘書検定

営業事務では、お客様に出す文書の作成や売上データの入力や処理といった業務を効率化できるスキルが求められます。そのため、オフィスソフトを使いこなすスキルを証明するMOSやPowerPointプレゼンテーション技能認定がおすすめです。

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【事務職にはどんな種類がある?仕事内容や未経験でも可能な仕事を紹介】

また、社外とのやりとりがある仕事なら、ビジネスマナーや敬語を正しく身につけられる秘書検定もよいでしょう。

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6.未経験者が事務職のスキルを効率よく習得するには?

事務職未経験の場合、どのようにスキルを身につければいいのか不安に感じている人もいるのではないでしょうか。ここではスキル習得の方法について解説します。

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6-1 資格を積極的に取得する

未経験で事務職にチャレンジするなら、資格の取得がおすすめです。すでに事務職に就いているなら業務内容に関わる資格を、今後チャレンジしたいならどの事務職でも使えるパソコンスキルや就きたい仕事に関わる資格など、目的に沿って選びましょう。

資格を取得する過程でスキルが身につき、効率よく正しい知識を習得できるのがメリットです。スキルの証明にもなるため転職活動でも有利に働くでしょう。資格取得は、独学で勉強するほか通信講座などの利用もできます。

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6-2 研修制度ありの求人を探す

未経験で事務職にチャレンジするなら、研修制度やサポート体制が充実している求人を探す方法もおすすめです。事前に研修があれば必要なスキルをあらかじめ身に付けられ 、安心して就業開始できるでしょう。

例えば、TMJでは未経験歓迎の求人を多く扱っており、その中には研修制度やサポートが充実している仕事も多くあります。一般的に研修内容は仕事内容により異なるので、事前にチェックしてみましょう。多種多様な業種の事務職も紹介しているため、自分の得意・不得意や持っているスキルを考慮しながら選べます。

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7.事務職のキャリアパス

⻑く働き続けるためには、将来を見据えた行動が大切です。最後に、事務職のキャリアパスについて解説します。どのような方向性で事務職の仕事をしていくのか、考えながら取り組んでみてください。

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7-1 正社員を目指す

アルバイトやパート、派遣から事務職を始めるなら、まずは正社員を目指すのがステップアップの近道です。ただ、派遣やアルバイトの立場で実際キャリアアップは可能なのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

現在はスキルアップのサポートが充実している求人もあり、積極的に活用すればアルバイトやパート、派遣でもスキルを身につけ、キャリアアップを目指せます。

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7-2 専門的な事務職につく

事務職のキャリアパスを考えるなら、最初は簡単な事務職から始めたとしても、徐々に専門的な事務職へキャリアチェンジしていくというのもよい方法です。

データ整理などのルーティンワークは、将来的にAIやRPAによって置き換えられる可能性が高いと考えられています。つまり、オフィスのOA化が進行していくにしたがって、事務職の仕事は少なくなっていくかもしれません。

そんななかで⻑く仕事を続けるためには、専門性を身につけてキャリアチェンジする選択肢があります。例えば、データ入力の事務職から始め、貿易事務や経理事務など専門性の高い事務職にキャリアチェンジする、などが考えられます。

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7-3 異職種へ転職する

キャリアアップの過程で、事務職から思い切って異職種へキャリアチェンジする方法もあります。

例えば、パソコンスキルをさらに磨いてステップアップするならIT関係の業種にチャレンジする、コミュニケーション能力に自信があるなら営業職に転向する、などです。

事務職から別の職種にキャリアチェンジする際、仕事で身につけたパソコンスキルやスケジュール調整スキルなどは強みになります。事務職での経験で得たスキルは、異職種へ転職した際も役立つといえるでしょう。

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まとめ 将来を見据えて事務職でもスキルアップを図ろう

今回ご紹介したとおり、事務職においてもスキルアップの重要性は高まっているといえるでしょう。スキルアップのために独学で勉強するのも一つですが、研修が充実した求人に応募するなどの方法も、効率よくスキルを習得できる方法です。

一般的な研修では、コールセンターなら電話機や業務端末の使い方、社会人として正しい言葉遣いなどを学べる、データ入力なら基本のパソコンスキルを高められるなど、それぞれの職種によりスキルを身に付けることができます。

TMJでは、事務未経験でも安心して仕事につけるよう充実した研修制度やサポートを用意しています。正社員登用制度も充実しているため、将来を見据えたアクションを起こしたい人もぜひご活用ください。

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