事務職にはどんな種類がある?仕事内容や未経験でも可能な仕事を紹介

事務職の仕事になんとなく興味を持っているものの、具体的にどんな種類があるのか分からず、応募に迷っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、事務職の種類やそれぞれの仕事内容、求められるスキルなどを詳しく解説します。未経験から事務職に就くためのポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

＜　目次　＞
1.そもそも事務職とは?
   1-1.事務職の役割
   1-2事務職は女性を中心に人気の職種

2.事務職の種類と特徴
   2-1.一般事務
    2-1-1.一般事務の仕事内容
    2-1-2.一般事務に求められる能力・スキル

   2-2.経理事務職
    2-2-1.経理事務職の仕事内容
    2-2-2.経理事務に求められる能力・スキル

   2-3.医療事務
    2-3-1.医療事務の仕事内容
    2-3-2.医療事務に求められる能力・スキル

   2-4.貿易事務
    2-4-1.貿易事務の仕事内容
    2-4-2 貿易事務に求められる能力・スキル

3.事務職の仕事の選び方
4.事務職のおすすめの仕事
   4-1.電話応対
   4-2.データ入力く
5.事務職の仕事は未経験でも就くことは可能?
   5-1.事務職の仕事は未経験でもチャレンジできる
   5-2.事務職の仕事に資格は必須ではない?取得して役立つ資格

6.未経験者が事務職に就くためのポイント
   6-1.積極的に多くの求人に応募する
   6-2.志望動機には自分の強み・スキルをアピールする

まとめ 事務職の種類は多い!自分に合った仕事を選ぼう

1.そもそも事務職とは?

事務職とは、電話対応や資料作成、ファイリング、データ入力などの業務を担うポジションのことをいいます。具体的な業務は、実際に配属される部署や体制、業種などによって異なります。直接的な成果を上げるよりは周囲の人をサポートする、会社全体がうまく回っていくように手助けをする役割を担う仕事です。

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1-1 事務職の役割

事務職の仕事は、ビジネスの成果に直接貢献するような業務ではありませんが、どの企業にとっても欠かせない存在です。

例えば、営業職がメインの仕事である取引先との交渉や商談に集中するためには、営業事務のサポートが必要不可欠です。電話応対や資料作成を担当することによって、周囲の人がそれぞれの仕事に集中できる環境を作り出します。

事務職は、会社を陰ながら支えるサポーター的な役割を担っています。

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1-2 事務職は女性を中心に人気の職種

事務職の特徴としては、女性に人気が高いことが挙げられます。「女性の就業意識に関する調査報告書」によると、女性が就業先として希望する職種として「事務的職業」が最も高い割合となっています。

理由としては、比較的残業が少なく、家事や育児と仕事を両立しやすいことが考えられます。実際に育児休業を経て復帰し、事務の仕事と家事や育児を両立している女性は多くいます。

ただし、女性からの人気が高いことは確かですが、男性に向いていないというわけではありません。実際には男性であっても事務職についている人は多く、男女問わず活躍できる職種といえるでしょう。

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2.事務職の種類と特徴

「事務職」と一口に言っても、その企業の業種や企業内での部署によって仕事内容や必要なスキルは異なります。

ここでは、それぞれの仕事内容や必要スキルを説明します。

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2-1 一般事務

一般事務を簡単に言うと、どの企業にも存在する事務作業を幅広く担当する仕事です。仕事内容や必要なスキルについて以下に紹介します。

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2-1-1 一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容は、電話応対や郵送物の発送、資料作成、書類のファイリングや管理、データ入力などが代表的な業務です。いわゆる「事務職」と呼ばれる職種のうち、どの企業でも起こる業務が主な仕事内容となります。

営業事務や貿易事務など専門的な事務職に当たらない場合や、部署を横断して幅広い業務を担当する場合に一般事務という呼称が用いられることもあります。専門性はそれほどありませんが、その分、未経験でもチャレンジしやすい仕事といえます。

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2-1-2 一般事務に求められる能力・スキル

一般事務に求められる能力やスキルの例は以下のとおりです。

● コミュニケーション能力
● スケジュール管理スキル
● 最低限のパソコンスキル

一般事務は、社内のさまざまな人から仕事を頼まれ、コミュニケーションを取りながら進める作業が多くあります。そのため、依頼内容で分からない点があれば確認する、期限を確認し調整するなど基本的なコミュニケーションを取る力は必須といえるでしょう。幅広い業務を並行して行ったり、時には優先順位をつけて対応したりする必要があるため、スケジュールを管理するスキルも求められます。

また、近年はどの企業もOA機器が導入され、パソコンを使った作業が一般的となっています。基本的な入力が問題なく行えるなど最低限のパソコンスキルも一般事務には必要です。

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2-2 経理事務職

経理事務職は、企業の経理部などに所属し、その企業のお金のやり取りで必要になる事務を請け負うポジションです。

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2-2-1 経理事務職の仕事内容

経理事務職の仕事内容は、伝票の仕訳や入力、経費精算、帳簿の作成などが挙げられます。会社とクライアントやお客様とのお金のやり取りが正しく行われるよう、慎重で正確な処理が求められるポジションです。そのため、コツコツ正確に仕事をするのが得意な人に向いている仕事といえます。

また、担当する業務によっては月次決算補助、月次・四半期・年次決算など、より責任のある業務を担当する場合もあります。

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2-2-2 経理事務に求められる能力・スキル

経理事務には以下のような能力やスキルが求められます。

● パソコンスキル
● コミュニケーション能力
● 会計・法律に関する知識・スキル

経理ソフトは企業により使用しているものが異なりますが、基本的なパソコンスキルを身に付けておくとよいでしょう。また、経理事務は一つの部署で完結しない場合も多く、さまざまな部署と連携する必要があるためコミュニケーション能力も求められます。

最初から特別な経験やスキルが求められるケースばかりではありませんが、より責任のある仕事を担当しようとすると、会計・法律に関する知識やスキルも必要です。

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2-3 医療事務

医療事務とは、病院やクリニックなどの医療機関で働く事務職の仕事であり、事務職のなかでも専門性を求められます。

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2-3-1 医療事務の仕事内容

医療事務の仕事内容は、病院の受付や会計、レセプト業務などです。レセプトとは診療報酬明細書を指し、患者さんが保険診療を受けるために、診療費用の請求の際に健康保険組合、国⺠健康保険組合などに対して提出する書類です。

レセプトの作成には専門的な知識が必要になりますが、患者さんの役に立つやりがいのある仕事といえるでしょう。

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2-3-2 医療事務に求められる能力・スキル

医療事務は、事務に必要とされる能力のほか、専門知識も必要となる仕事です。

● レセプト作成に関するスキル・能力(診療報酬請求)
● 医療保険制度に関する知識
● コミュニケーション能力

上記が一般的な医療事務に求められるスキルです。専門性は必要となりますが、資格などが必要な仕事ではありませんので、未経験でもチャレンジできます。

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2-4 貿易事務

貿易事務とは、輸出や輸入に関する事務作業を行う仕事で、主な勤務先は海外と輸出・輸入を行っている商社やメーカーです。

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2-4-1 貿易事務の仕事内容

貿易事務の仕事内容は、輸出・輸入に関する手続き全般です。具体的には、通関に関連する書類の作成や申請、輸送手段(船・飛行機)や品物を保管するための倉庫の手配などが挙げられます。

事務職のなかでも専門性が高く、仕事を通じてスキルアップしたい方にはやりがいを感じられる仕事といえるでしょう。

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2-4-2 貿易事務に求められる能力・スキル

貿易事務は事務職のなかでも専門性が求められる仕事です。特別な資格が必要となる仕事ではありませんが、求められる能力は以下のとおりです。

● 英語力
● 貿易実務に関する知識

輸出・輸入に関わる法的な知識のほか、場合によっては英語での応対や英文での書類作成スキルが求められる場合もあります。

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3.事務職の仕事の選び方

事務職といってもさまざまな種類の仕事があり、必要とされるスキルややりがいはそれぞれ異なります。

そのため、自分に合った事務職の仕事を選ぶなら、まずは自分の持っているスキルや前職での経験を棚卸ししてみることをおすすめします。

例えば、語学に自信があるなら貿易事務、正確なデータ入力ができて数字に抵抗がないなら経理事務など、自分の適性や経験、スキルにマッチする仕事を探すのがよいでしょう。

なお、電話対応や資料作成などはどの事務職でも共通した仕事内容です。そのため、パソコンスキルやコミュニケーション能力は必須といえます。

後に詳しく解説しますが、事務職が未経験でスキルや経験がない方は、未経験OKの求人を中心に仕事を探すと良いでしょう。

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4.事務職のおすすめの仕事

事務職には多くの種類がありますが、未経験で事務職にチャレンジするなら、多く求人がある仕事を選ぶのがおすすめです。以下におすすめの仕事をご紹介します。

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4-1 電話応対

電話応対の仕事は、企業にかかってきた電話に応対する仕事です。一般企業で電話応対をメインとするスタッフを置くこともありますが、コールセンターなど専門の施設で電話応対を行う仕事もあります。

コールセンターの仕事は、大きく分けてインバウンドとアウトバウンドに分かれています。インバウンドは申込み受付や問い合わせ対応など、お客様からかかってきた電話を受ける仕事です。アウトバウンドは自社商品・サービスの紹介など、お客様に電話をかけるのが仕事
内容となります。

電話応対は、お客様に直接応対する「企業の顔」となる仕事でもあるため、就業時の研修がしっかりしている職場も多く、スキルが身に付くメリットがあります。例えば、相手の立場に立って対応できるコミュニケーション能力や、ビジネスマナー、パソコンスキルなどを習得できます。

求人例

例えば、上記のようにシフトも選べ、ご自身の希望に合わせて働ける求人もあります。コールセンターの勤務体系の特徴の一つが、シフト制です。希望に合った時間の仕事を見つけやすく、子どもが小さい間は昼まで、ダブルワークしたい場合は夜間のみ、といったフレキシブルな働き方が可能です。

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4-2 データ入力

データ入力の具体的な仕事内容は、指示されたデータの文字や数字をパソコンで打ち込む業務です。請求書の数字入力や申込書の内容入力など、その内容は企業によりさまざまです。

仕事のスタイルとしては黙々と作業に取り組む場合が多く、コツコツ仕事をしたい方に向いている仕事です。また、お客様と直接対応をする機会は少ないため、基本的に服装や髪型が自由な職場が多い点は、おしゃれを楽しみたい方にはメリットとなるでしょう。

求人例

例えば、上記の求人のようにデータ入力のほか、電話の取り次ぎや書類作成なども担当する仕事もあります。

5.事務職の仕事は未経験でも就くことは可能?

未経験から事務職の仕事に就くことを考えている人も多いでしょう。そんなとき、気になるのが「実際に未経験でも可能か」「異なる業界の事務職からの応募でも可能か」ではないでしょうか。その実態を解説します。

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5-1 事務職の仕事は未経験でもチャレンジできる

結論から言えば、事務職の仕事は未経験でも、他業種からの転職でもチャレンジしやすいです。

未経験の方から見ると、事務職は人気もあり、採用されるのが難しそうに感じられるかもしれません。ですが、実際の作業は会社の管理者からの指示を受けながら取り組むものやルー

ティンワークも多いです。コミュニケーション能力や最低限のパソコンスキルがあればどんな方でも応募しやすい求人が多数あります。

また、未経験向けの求人を多数取り扱っている求人サイトや派遣会社もあるため、そういった場所で転職活動を始めるのもおすすめです。

TMJでは、未経験向けの求人や多業種の求人を取り扱っています。未経験から事務職にチャレンジしたい方はチェックしてみてはいかがでしょうか。

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【事務職で働きたい! 未経験でも事務職で働くには】

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5-2 事務職の仕事に資格は必須ではない?取得して役立つ資格

事務職の仕事は、専門性の高い仕事も多いものの、特別な資格は必要ない場合がほとんどです。

しかし未経験からチャレンジする場合、資格を持っていれば一定のスキルがあることを示せるため、採用に有利に働く確率が高くなるでしょう。例として、事務職で取得しておくと役立つ資格をご紹介します。

● MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
MOSは、Word、Excel、PowerPointなどの利用スキルを証明する資格です。基本的なパソコンスキルとオフィスソフトを使いこなす能力を示せます。

● 簿記
経理の基礎的なスキルを示す資格です。最も認知度が高い検定として日商簿記が挙げられます。

● 秘書検定
秘書に求められる知識やスキルについて問う試験です。基本的なビジネスマナーや敬語、一般常識が身についている能力を示せます。

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6.未経験者が事務職に就くためのポイント

未経験でも、事務職に就くことは可能です。ただし、事務職は人気のため、多くの求人に応募する、自分の強み・スキルをアピールするなど工夫が必要です。

以下で詳しく説明します。

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6-1 積極的に多くの求人に応募する

事務職は未経験でもチャレンジできる求人があります。未経験だからといって消極的になる必要はなく、気になった求人は複数ピックアップし、積極的に応募するのがおすすめです。

事務職は人気の仕事でもあるため、未経験可能な仕事は応募が殺到しやすい傾向があります。

そのため、募集を見つけたら早めに行動する、なるべく多くの求人に応募するなどの工夫が必要です。多くの求人へ応募すると、それだけチャンスを増やせます。また、選考を通して自分に合った仕事も見つけやすくなってくるでしょう。

場合によっては、コールセンターでのデータ入力や電話応対など未経験者でも採用されやすい業界をチェックするのもおすすめです。

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6-2 志望動機には自分の強み・スキルをアピールする

未経験でも事務職に就くには、自分の強みやスキルを明確化し、それらのスキルや強みを活かして「企業でどう活躍できるのか?何に貢献できるのか?」のアピールが大切です。

例えば、前職が営業職なら「社外への対応に慣れている」「周囲とコミュニケーションを取って仕事を進められる」などの強みは事務職でもアピールできます。これまでの経験を活かせるポイントと志望動機をうまく結び付けると、相手にも伝わりやすくなります。

自分の経験をアピールするためには、自己分析をしっかり行ったうえで、応募先の企業が求めている人物像についてもリサーチし、把握しておくと良いでしょう。

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まとめ 事務職の種類は多い!自分に合った仕事を選ぼう

今回ご紹介したように、事務職にはさまざまな種類の仕事があるため、自分に合った仕事を選ぶことが大切です。経験がないからといってあきらめず、アピールできるポイントを見つけて臨んでみましょう。

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