事務職に資格は必要?就職に有利なおすすめの資格とスキルを紹介
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女性に人気がある職業ランキングの上位に選ばれる場合の多い事務職は、競争率が高い職種の1つです。事務職への就職や転職を希望し、他の応募者との差別化を図るために資格を取得したいと考えている人もいらっしゃるかもしれません。
しかし、そもそも事務職に就くのに資格は必要なのでしょうか。この記事では、事務職における資格の必要性に加え、持っていると有利になるおすすめの資格やスキルについても詳しく解説します。
＜目次＞
・1. 事務職の仕事内容とは
・2. 資格なしでも事務職に就ける?資格の必要性について
・3. 簡単に取得できる資格も!事務職への就職・転職で役立つ資格一覧
3-1. MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
3-2. 日商簿記検定
3-3. 日商PC検定
3-4. TOEIC
3-5. 秘書技能検定
3-6. ITパスポート
3-7. ビジネス文書検定
3-8. 文書情報管理士
・4. 資格だけではなくスキルも重要!事務職で役立つスキルとは
4-1. パソコンスキル
4-2. ビジネスマナー
4-3. 文書作成能力
・5. 事務職への就職に向けて資格を取得するときの注意点
・6. 事務職以外にも!資格やスキルを活かせるおすすめの職種
6-1. 秘書
6-2. コールセンター
・7. 資格を活かして就職・転職活動を有利に進めよう
1. 事務職の仕事内容とは
一口に事務職と言っても、業種や所属する部署、会社の規模などによって仕事内容は大きく異なります。
例えば、一般的な事務職における代表的な業務は書類作成やパソコン入力作業、電話や来客対応といったオフィスワークです。場合によっては、郵便物の仕分けや備品の管理といった雑務もこなします。また、営業や経理、総務など特定の部署をサポートする事務職もあります。さらに、医療事務や貿易事務などは、それぞれ専門分野に特化した業務に携わります。
どのような業務を担当するにせよ、事務職に共通するのは他の社員が気持ち良く働けるようにサポートする点です。規模や業種を問わずさまざまな企業や団体で必要とされる事務職は、円滑な業務遂行に欠かせない重要な職種の1つと言えるでしょう。
2. 資格なしでも事務職に就ける？資格の必要性について
一般的な事務職に就くために必須とされる資格はありません。専門分野に特化した事務職を除き、資格やスキル不問の求人も多くあります。
ただし、新卒・中途採用を問わず事務職は人気があるため、条件によっては応募者が多く競争率が高くなる場合があるでしょう。そこで、事務職にふさわしいスキルを証明できる資格があれば、仕事への意欲や適性をアピールしやすくなり、他の応募者との差別化を図れます。
また、基本的には資格不問の求人であっても、「〇〇取得者歓迎」や「〇〇の資格がある方優遇」などと記載されている場合があります。業務に合った資格は就職・転職活動の際に有利に働いたり、給与アップにつながったりする可能性があるため、持っておいて損はありません。
3. 簡単に取得できる資格も！事務職への就職・転職で役立つ資格一覧
それでは、実際にどのような資格を取得しておくとよいのでしょうか。事務職に適した資格の中には、比較的簡単に取得できるものもあります。事務職への就職・転職で役立つ8つの代表的な資格を紹介します。
3-1. MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOSは、Microsoft Office製品であるWord・Excel・PowerPoint・Access・Outlookのスキルを証明する資格です。世界共通の資格試験で、どの程度パソコンが使えるのかを客観的に示せます。
試験科目はソフトウェアやバージョンごとに分かれており、目指す業務内容に応じて選べます。とりわけ基本となるWord・Excel・PowerPointのスキルは、さまざまな業務で役立つでしょう。なお、WordとExcelのレベル設定は一般レベルと上級レベル（エキスパート）の2段階です。
合格率は公表されていませんが、一般レベルは普段からパソコンを使用しており基本操作を理解している人ならそれほど難しくないといわれています。
3-2. 日商簿記検定
簿記検定は企業の資産や負債の管理、会計などに関する知識を証明できる資格です。簿記関連の資格には複数種類ありますが、その中でも比較的認知度が高い日本商工会議所の簿記検定試験を受けておくとよいでしょう。
原価計算初級と簿記初級に加え、3級～1級までのレベルがあります。3級は商業簿記の基本知識を有するレベル、2級にはより高度な商業簿記に関する知識に加え、原価計算を含む工業簿記が含まれます。
2022年度（2022年4月～2023年3月）の統一試験とネット試験を合わせた合格率は、3級で30.2～45.8％程度です。2級はより難しい内容で、受験者の20.9～37.1％程度が合格しています。
3-3. 日商PC検定
日商PC検定も日本商工会議所が実施する検定です。文書作成（Word）やデータ活用（Excel）、プレゼン資料作成（PowerPoint）に関連したスキルを証明できます。以前の「日本語文書処理技能検定試験」と「ビジネスコンピューティング検定試験」が統合・進化して誕生した資格です。
文書作成・データ活用・プレゼン資料作成の三分野でそれぞれ試験があり、基礎級（Basic）に加え3級～1級まで設定されています。3級で十分な場合もありますが、2級以上を取得するとより実践的な内容が身に付いている印象です。
2022年度における全体の合格率は、比較的簡単な3級が82.2％、2級が約69.0％でした。
3-4. TOEIC
TOEICは日常生活やビジネスシーンで使う英語のコミュニケーションスキルを証明する資格で、世界で通用します。合格・不合格ではなく、スコアやA～Eの5段階レベルで評価されます。
2023年4月に実施されたテストにおけるトータルの平均スコアは623.05点でした。695点以上は全体の35.3％です。そのため、英語を使う職場なら平均よりやや高い700点以上、グローバル人材を求めている職場なら800点以上を目指すとよいでしょう。
700点の難易度は大学中級レベル、英検と比較すると2級～準1級と同程度です。730点以上はBレベルで、さまざまな状況下で適切なコミュニケーションができると評価されます。
3-5. 秘書技能検定
実務技能検定協会の秘書検定は、電話や来客対応のスキル、正しい敬語の使い方といったビジネスマナーを証明する資格です。
3級・2級・準1級・1級の4段階があり、3級では一般常識や社会人としての最低限必要な知識が問われます。2級は接客用語の正しい使い方や、適切な説明や報告の仕方、文章作成などに関する社会人としての基礎知識を有しているレベルです。
2023年2月の秘書検定における3級の合格率は約64.570.2％、2級の合格率は約54.658.3％でした。3級の難易度はそれほど高くないですが、就職・転職活動でアピールしたいなら2級以上を目指すとよいでしょう。
3-6. ITパスポート
ITパスポートは、ITを利活用するすべての社会人が身に付けておくべき、ITに関する基礎的な知識を証明する国家試験です。国家試験として初めて、パソコンを利用するCBT方式を導入して試験を実施しています。
単なるパソコンの操作やITに関する知識ではなく、情報システムやネットワークに関する知識、AIやビッグデータなどの新技術について学べます。また、IT活用の前提となる経営戦略や、ITを正しく使うためのセキュリティやコンプライアンスに関する内容まで幅広い知識が身に付きます。
2022年度全体の合格率は51.6％で、国家資格にしては比較的取得しやすいでしょう。
3-7. ビジネス文書検定
実務技能検定協会のビジネス文書検定は、ビジネス用語・専門用語・敬語を使い分けて正しい文書を作成できるスキルを証明する資格です。社内外の文書に関する知識だけでなく、相手に合わせた正しい言葉遣いのマナーが身に付きます。
3級～1級まであり、3級は上司などの指示を受けて文書を作成できるような文書作成に関する基本知識を有しているレベルです。2級は単独で文書作成ができ、1級は必要に応じて文書作成の指導ができるレベルです。
2022年11月の検定における3級の合格率は86.6%、2級は62.5%、1級は42.6%で、比較的取得しやすい資格でしょう。
3-8. 文書情報管
文書情報管理士は日本文書情報マネジメント協会が認定する資格です。仕事で使う文書や帳票、資料や図面などをデータ化したり、マイクロフィルムを活用して書類を保存したりする技術を証明します。
また、規格や関連する法律に関する知識も問われます。
2級、1級、上級と3段階のレベルが設定されており、２級は電子化文書やマイクロフィルムを取り扱う上での基礎的な知識・技術を備えている証です。１級はより高度な知識と実技応用能力が問われます。
難易度は比較的低めで、2021年の合格率は2級が62.8％、1級が56.7 %、上級が57.0％でした。
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4. 資格だけではなくスキルも重要！事務職で役立つスキルとは
事務職に就きたいなら、資格以外にもぜひ身に付けておきたいスキルがあります。そこで、事務職ですぐに役立つ代表的な3つのスキルを紹介します。
4-1. パソコンスキル
一般的に事務職ではパソコンを扱う機会が多いため、PCスキルは重要です。メールの送受信や、ExcelとWordの基本的な操作方法は理解しているとよいでしょう。
事務職では売上や在庫、顧客情報といったデータを入力したり、納品書や請求書などを作成したりする機会も多くあります。タイピングスキルを身に付けておけば、正確に素早く業務をこなすのに役立ちます。
会社や部署で業務用の独自ソフトを使用しているケースもありますが、ある程度パソコンを使用した経験があれば、新たなソフトにも比較的早く順応できるはずです。
4-2. ビジネスマナー
社会人として最低限のビジネスマナーも、身に付けておくべき重要なスキルの1つです。基本的に事務職では、社内外の人とコミュニケーションをとる機会が多くあります。
例えば、来客や電話の対応をする際は、企業の顔として正しい言葉遣いや身だしなみでお客様に接するよう求められます。
他の社員をサポートする際にも、社会人にふさわしい心構えや話し方が身に付いていれば、どんな立場の人ともコミュニケーションを図りやすいでしょう。円滑な人間関係に欠かせないビジネスマナーは、事務職の業務をスムーズにこなしていくうえで大いに役立つはずです。
4-3. 文書作成能力
一般的な事務職に就くと、請求書や納品書、メールなどさまざまな場面で文書を作る必要があります。定期的に決まった内容の文書を作成するだけなら、いくつかのテンプレートと基本的なパソコンのスキルがあれば十分かもしれません。
しかし、急な通達やイレギュラーな内容のメッセージ作成などを頼まれ、自分自身で一から文書を作成しなければならない場合もあるでしょう。たとえ参考にできる内容の文書がなくても、お客様や取引先に失礼のない文章を作成する知識やスキルがあれば落ち着いて対応できるはずです。
5. 事務職への就職に向けて資格を取得するときの注意点
資格を取得する際には、具体的にどのような仕事がしたいのかを考慮し、実際の業務に役立つ資格を選びましょう。また、就職や転職活動に活かすために、資格の認知度や評価もしっかり確認しておけば安心です。
しかし、資格取得に時間をかけすぎて就職までの空白期間が長くなると、就活に悪影響が出てしまうかもしれません。そのため、まずは今ある資格やスキルを活かして就職したり、期限を決めて資格取得に取り組んだりするのもよい方法です。
スキルをどのように実務で活かせるかを考えながら勉強を続け、資格取得が最終目標にならないようにも注意しましょう。
6. 事務職以外にも！資格やスキルを活かせるおすすめの職種
事務職で役立つ資格やスキルは、他の仕事でも活かせる可能性があります。例えば、秘書やコールセンターの仕事などです。それぞれの仕事内容や特徴を紹介します。
6-1. 秘書
秘書の主な仕事は、社長や上司のサポートです。スケジュール管理や会議資料の作成、来客の対応といったさまざまな業務を補佐し、社長や上司が仕事に専念できるようにします。
秘書は社内外の多くの人と接するため、ビジネスマナーや電話対応などのスキルが必要です。また、パソコンを使ったり書類を作成したりする機会もあります。企業や業種によっては、社長や上司、お客様と英語でコミュニケーションをとる必要があるかもしれません。
そのため、秘書も事務職と同様に取得必須の資格はありませんが、秘書検定やTOEICなどを受験しておくと就職に有利です。文書作成やパソコンのスキルなどもアピールできるでしょう。就労後のキャリアアップにもつなげられるかもしれません。
6-2. コールセンター
コールセンターは電話でお客様対応をする仕事です。
基本的にはコールセンターで働く際にも、必須の資格やスキルはありません。
また、マニュアルを見ながら対応できるため未経験でも始めやすい仕事ですが、正しい言葉遣いやコミュニケーションスキルなどが必要です。
そのため、電話対応スキルやビジネスマナーを証明できる資格があると役立つでしょう。コールセンターではお客様と話しながら情報を入力したり、書類を作成したりする業務もあるため、基本的なパソコンのスキルも重要です。MOSや日商PC検定、文書作成能力などがあると、日々の業務をスムーズにこなすのに役立ちます。
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7. 資格を活かして就職・転職活動を有利に進めよう
事務職に就くために必須の資格はありませんが、持っていると有利な場合があります。新たに資格を取得するには時間がかかりますが、パソコン関連やビジネスマナーなどすでに持っているスキルをアピールするのもよいでしょう。
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