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事務職に向いている人・向いていない人の特徴は?種類や仕事内容も解説

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事務職に向いている人・向いていない人の特徴は?種類や仕事内容も解説

事務職の仕事に興味があっても、自分に向いているか分からず不安を抱いている人も多いのではないでしょうか。そもそも「事務職に向いている人はどんな人?」と疑問を持っている人もいるでしょう。

事務職の向き不向きは、仕事の特徴を踏まえて判断する必要があります。この記事では、事務職に向いている人・向いていない人の特徴を解説します。事務職の仕事に就くメリットや必要なスキルについても説明するので、ぜひ参考にしてください。

<目次>
1. そもそも事務職とは?種類や仕事内容
2. 事務職の仕事に就くメリット
2-1. 未経験でもチャレンジしやすい
2-2. 希望に合わせて柔軟な働き方がしやすい
3. 事務職に必要な基本スキル
3-1. コミュニケーションスキル
3-2. パソコンスキル
3-3. ビジネスマナー
4. 事務職に向いている人の特徴
4-1. 裏方作業や地道な作業が好きな人
4-2. 臨機応変な対応ができる人
4-3. 他の社員からの頼まれ事に対して快く引き受けられる人
4-4. 一つ一つ丁寧に作業を行える人
4-5. 適切な情報管理やデスク周りの整理整頓ができる人
5. 事務職に向いていない人の特徴
5-1. コツコツと作業するのが苦手な人
5-2. 他人とのコミュニケーションが苦手な人
5-3. 感情の起伏が激しい人
5-4. 数字が苦手な人
5-5. 目に見えた実績や成果が欲しい人
6. 自分が事務職に向いているか判断できない場合はどうすればいい?
6-1. 適職診断を利用する
6-2. 信頼できる人や経験者に客観的な意見をもらう
6-3. まずは派遣やアルバイトから始めてみる
7. 事務職(電話応対・データ入力)の仕事探しにおすすめの求人サイト
8. 自分が事務職に向いているか正確に判断しよう!

1. そもそも事務職とは?種類や仕事内容

事務職とは、簡潔に説明すると社内の事務作業に対応する仕事です。事務職には以下の種類があります。

・一般事務
・経理事務
・医療事務
・貿易事務 など

一般事務の仕事内容は、電話対応やデータ入力、書類作成などです。経理事務は伝票の仕訳や帳簿作成などを担当しています。

医療事務は、医療機関で受付、レセプト業務、会計などを行う仕事です。貿易事務は輸出入をしている商社やメーカーで働き、通関に関する書類の作成や輸送手段の手配などをします。

事務職の種類や仕事内容については以下で詳しく紹介しているので、併せて参考にしてください。

「事務職にはどんな種類がある?仕事内容や未経験でも可能な仕事を紹介」

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2. 事務職の仕事に就くメリット

事務職の仕事にはさまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるか確認しましょう。

2-1. 未経験でもチャレンジしやすい

事務職は、未経験でも応募できる求人があります。たとえば、一般事務のお仕事は未経験でも働ける求人が比較的多い傾向にあるでしょう。また、電話対応がある求人は研修制度が充実している場合もあり、未経験でもチャレンジしやすいです。
ただし、未経験で事務職を目指すうえでも、基本的なパソコンスキルやOAスキル、ビジネスマナーが求められるので、ご自身のスキルと照らし合わせて求人をみるのがよいでしょう。

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2-2. 希望に合わせて柔軟な働き方がしやすい

事務職は、就業時間が明確に決まっていたり、シフト制が採用されていたりする場合が多いです。また、正社員、派遣社員、アルバイトなど、さまざまな雇用形態があります。

希望する働き方に合う求人を選べば無理なく働けます。柔軟な働き方を実現でき、仕事とプライベートの両立もしやすいでしょう。

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3. 事務職に必要な基本スキル

事務職として働くにはさまざまなスキルが必要です。ここでは、事務職に必要な基本スキルを紹介します。

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3-1. コミュニケーションスキル

事務職は、社内外のさまざまな相手とやり取りしながら仕事を進めます。そのため、どのような相手ともスムーズなやり取りを実現できるコミュニケーションスキルが重要です。具体的には、相手の話の意図を正確に汲み取ったり、自分が伝えたい内容をわかりやすく話したりできるスキルが必要です。

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3-2. パソコンスキル

パソコンで仕事をする場面が多い事務職にとって、パソコンスキルは重要です。主に、Officeソフトを使いこなすスキルが求められます。

単に使い方を理解しているだけでなく、書類作成やデータ入力などをスムーズに進められるようにしておく必要があります。例えば、Excelについては、簡単な関数の仕組みや使い方を把握しておくとよいでしょう。

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3-3. ビジネスマナー

事務職は電話対応や来客対応などで社外の人と関わる機会もあるため、ビジネスマナーも求められます。社外の人と最初に接触するのが事務職である場合もあり、その際は「企業の顔」としての役割を果たす必要があります。

役割を果たすためには、正しい言葉遣いと失礼のない丁寧な対応を身につけておかなければなりません。

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4. 事務職に向いている人の特徴

事務職に向いているのはどのような人なのでしょうか。ここでは、事務職に向いている人の特徴を解説します。

4-1. 裏方作業や地道な作業が好きな人

事務職は裏方作業や地道な作業をコツコツこなすのが好きな人に向いているといえます。
事務職の種類によって仕事内容には違いがありますが、社内の他の業務のサポート的な役割を担っているケースがほとんどです。営業職などのように外に出る機会は少なく、基本的にオフィスにとどまって事務作業をこなします。
また、データ入力や書類作成などの地道な作業を担っているケースもあり、たくさんのデータや書類を処理する必要があります。その作業には時間がかかる場合もあるでしょう。
誰かをサポートする仕事や、地道にコツコツと作業をこなす仕事が苦にならない人にとっては向いていると言えます。

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4-2. 臨機応変な対応ができる人

臨機応変な対応ができる人も、事務職として活躍しやすいです。

事務職は、ルーティンワークに加え、突発的に生じるさまざまな業務への対応も求められます。例えば、データ入力や書類作成をしているときに電話が鳴った場合、作業を中断して応答しなければなりません。また、急な来客が発生したりクレームが入ったりした際も、事務職が対応する場合があります。

急に発生する業務は、マニュアルに記載されている方法では対応しきれない可能性もあります。その場で考えながら対応する必要があるため、指示どおりに動くだけでなく、状況に応じて臨機応変な対応ができる人が事務職に向いています。

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4-3. 他の社員からの頼まれ事に対して快く引き受けられる人

頼まれ事を積極的に引き受けられる人も、事務職に向いています。
他の社員や部署から作業を依頼される場面が多いのも、事務職の特徴です。場合によっては、急ぎの作業を頼まれる可能性もあります。社内の業務が円滑に進むようにするには、他の社員や部署からの依頼を事務職が快く引き受けたほうがよい場面もあるでしょう。

嫌な顔をせずに仕事を引き受けられれば、社内での信頼や評価を得られるケースもあります。その際は、単に引き受けるだけでなく、依頼された内容を最後まで責任をもってやり抜く力も求められます。

常に他の社員や部署と協力しようと考え、それを行動に移せる人が事務職に向いているといえるでしょう。

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4-4. 一つ一つ丁寧に作業を行える人

一つ一つ丁寧に作業を行える人は、事務職に求められているパフォーマンスを発揮できる可能性が高いです。

事務職のデータ入力や書類作成の業務では、ミスのない正確な作業が求められます。データ入力では数字を扱うため、1つでもミスがあればデータ全体の正確性が失われる可能性があるでしょう。書類作成においても、誤字脱字があると意図する内容が伝わらない恐れがあります。

そのようなミスを防ぐためには、一つ一つ丁寧に作業したり入念なチェックをしたりする必要があります。細かい部分にまで気を配れる人が事務職に向いているといえるでしょう。

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4-5. 適切な情報管理やデスク周りの整理整頓ができる人

情報や物品の管理が得意な人も、事務職に向いています。

資料や書類の管理や整理も、事務職が対応する重要な業務です。業務に関わる資料や書類は膨大であるため、適切に分類して保管する必要があります。

いつ誰が探してもすぐに見つけられるようにするには、事務職の適切な情報管理が求められます。入力作業やファイリング作業を丁寧に行える人が事務職に向いているでしょう。

また、パソコンに保管しているデータを分かりやすく管理するスキルも重要です。デスク周りの整理整頓ができて必要な書類や備品をすぐに取り出せる人は、事務職の適性があるといえます。

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5. 事務職に向いていない人の特徴

性格や適性によっては、事務職に不向きな人もいるでしょう。ここでは、事務職に向いていない人の特徴を解説します。

5-1. コツコツと作業するのが苦手な人

地味な作業に長時間集中して取り組む必要があるため、コツコツ作業するのが苦手な人には事務職の仕事に窮屈さを感じるかもしれません。

事務職は、基本的にルーティンワークの仕事を担う傾向があります。イレギュラーな仕事が舞い込む場合もありますが、毎日必ずそのような状況になるわけではありません。

仕事を通して毎日異なる刺激を受けたいと考えている人も、事務職の仕事は物足りなさを感じる可能性があるでしょう。

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5-2. 他人とのコミュニケーションが苦手な人

他人とのコミュニケーションが苦手な人は、事務職の業務を円滑に進められない恐れがあります。

コツコツと取り組む作業が中心ではあるものの、事務職は頻繁に他人とコミュニケーションをとります。仕事を通して関わる相手は同じ事務職の社員だけでなく、他の部署の社員や社外の人などさまざまです。

また、電話対応では顔の見えない相手と言葉だけで意思疎通を図らなければなりません。コミュニケーションが苦手だと正確な情報のやり取りができないケースも出てくるかもしれません。その際、業務に支障が出るリスクがあります。

他人とのコミュニケーションが得意でない人は、事務職の仕事を辛いと感じる場合もあるでしょう。

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5-3. 感情の起伏が激しい人

事務職は、電話がかかってくる度に対応する必要があったり、急ぎの仕事を依頼されたりする場合もあります。自分の仕事が忙しいと、そのような状況でイライラしてしまう恐れがあるでしょう。自分の感情をコントロールできない人は、周囲から一緒に仕事がしにくいと思われるかもしれません。

また、クレーム対応によりお客様からきつい言葉や指摘を受けたときに気持ちの切り替えがうまくできないと、感情に振り回されたまま他の業務に対応しなければならなくなります。

感情に左右されてしまう人は、事務職として働き辛いかもしれません。

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5-4. 数字が苦手な人

事務職でデータ入力の仕事を担当する場合は数字を扱うため、正確性が求められます。繰り返し数字を慎重に扱う仕事は辛いと感じる人は、事務職に向いていない可能性があります。

事務職は数字を1つ間違えるだけで他の業務にも大きな影響を与える恐れがあり、ミスが許されません。万が一誤りが見つかった場合、原因を特定できるまで内容をチェックしたり、計算し直したりする必要があるでしょう。事務職はルーティンワークが多く、数字を扱う作業にも繰り返し対応しなければなりません。

そのため、数字の正確性が求められる仕事が苦手な人はストレスを感じてしまい働き辛い傾向にあるでしょう。

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5-5. 目に見えた実績や成果が欲しい人

仕事の実績や成果を数字で確認しながら働きたいという人も、事務職の仕事は不向きである傾向があります。

事務職は実績や成果を具体的に把握しにくいため、人によってはその点をデメリットだと感じる恐れがあります。また、職場によっては事務職の仕事に対する評価基準が曖昧であり、頑張っているのに評価されないと不満を持つ人もいるかもしれません。

営業職や販売職は、売上や利益などの数値によって自分の仕事の実績や成果を確認できます。それに対して事務職は、仕事の実績や成果を表す数値が表しにくい傾向にあります。そのため、目に見えた実績や成果が欲しい人は、他の職種と比較して事務職に物足りなさを感じる可能性があります。

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6. 自分が事務職に向いているか判断できない場合はどうすればいい?

事務職に向いているか判断する方法はさまざまあります。ここでは、自分が事務職に向いているか判断できない場合におすすめの方法を解説します。

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6-1. 適職診断を利用する

適職診断とは、日常生活や仕事に関する質問に答えるだけで自分に合う仕事が分かるサービスです。単にどの仕事が向いているか分かるだけでなく、自分の強みも把握できるようになっています。

インターネット上には、無料で利用できる適職診断のサービスが豊富にあり、複数の転職サイトが提供しているケースもあります。

自分が事務職に向いているか分からない場合は、適職診断を通じてどのような仕事が向いているかチェックしてみるとよいでしょう。たとえ事務職に向いていなくても、自分に合う仕事は何かを確認できます。

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6-2. 信頼できる人や経験者に客観的な意見をもらう

自分自身で客観的な判断ができないときは、自分の性格やスキルをよく知っている人の意見を聞くのもひとつの方法です。信頼できる知人や友人に相談し、自分は事務職に向いているか確認しましょう。特に事務職の経験がある人の意見を聞けば、より正確な判断ができます。

他人に相談してみると、思いもよらない自分の適性に気づける可能性もあります。他人の意見がすべて正しいとは限りませんが、自分にはない視点を取り入れる方法として試してみてはいかがでしょうか。

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6-3. まずは派遣やアルバイトから始めてみる

事務職の雇用契約の種類は正社員だけでなく、派遣社員やアルバイトなどがあります。事務職の仕事が向いているかどうかは実際に働いてみないと分からない部分もあるため、いきなり正社員を目指すのではなく、まずは派遣社員やアルバイトから始めてみるのもおすすめです。

派遣社員やアルバイト、パートなら、事務職の仕事を始めてみて自分に向いていると感じたら、勤務先の正社員登用制度などを利用して正社員を目指せます。

反対に向いていないと感じたら、契約満了時など無理のない範囲で早めに見切りをつけて次の仕事を探せるでしょう。

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7. 事務職(電話応対・データ入力)の仕事探しにおすすめの求人サイト


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複数のシフトのパターンが用意されているため、自分に合う働き方を無理なく実現できます。さらに正社員登用制度もあり、努力次第でステップアップも可能です。

TMJはセコムグループの会社であり、安心感をもって働きたい人にもおすすめです。

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8. 自分が事務職に向いているか正確に判断しよう!

事務職にはさまざまな仕事があります。基本的にはルーティンワークにコツコツ取り組む必要がありますが、臨機応変な対応をしたり、さまざまな人と円滑なコミュニケーションをしたりするスキルも重要です。

事務職の特徴を踏まえると、人によって向き不向きがあります。今回紹介したポイントを参考にし、自分に事務職が向いているか判断しましょう。

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